Jouw ATS geïntegreerd: met je website!

Daar heb je dan na een intensief setup-project je ATS helemaal in orde! Het is gestyled in je bedrijfskleuren, alle inhouden en email templates zijn ingesteld, net als je specifieke workflow. Je hebt alle gebruikers aangemaakt en getraind. Super, je kan erin vliegen. Maar toch, na een tijdje vraag je je af hoe je meer uit je recruitment software kan halen. Hoe kan je de impact en efficiëntie nog vergroten? Hoe kan je nog meer uit je rekruteringssysteem halen? Een voor de hand liggende piste is verder te gaan integreren! In deze reeks blogposts rond het koppelen van je ATS aan andere tools via integraties, lichten we verschillende mogelijkheden toe, en we starten met de integratie naar je website toe.

Je ATS als noodzakelijke basis …

Het is duidelijk: zonder je recruitment database als stevige basis, hoef je niet te kijken naar integraties. Je ATS is immers de plek waar je alle informatie verzamelt en verwerkt. Dit geldt niet alleen voor de voor de hand liggende info als CV informatie en alle bijhorende documenten, maar je ATS zal ook werken als kaart en kompas voor wie waarbij betrokken wordt bij je aanwervingen, en het zal bvb. ook je bibliotheek van jobomschrijvingen zijn waarop je terugvalt om nieuwe vacatures te lanceren. Het is je fichebak waar je op elk moment vindt wie zich waar in welke fase of status bevindt in je recruitmentproces.

… maar voorzie wel een pijplijn om het te voeden.

Maar hoe krijg je je kandidaten op de meest optimale manier in dat systeem? Je kan vacatures posten naar externe jobsites, en je kan mailings doen naar kandidaten, maar de beste manier om hierover na te denken is in analogie met algemene online marketing, en zelfs e-commerce. Recruitment is immers erg gelijkend op het online shoppen en e-commerce proces: net als een leverancier van fysieke producten, bied je in feite een catalogus aan om uit te kiezen: welke job waar binnen welke werkregeling zal iemand aanspreken? En hoe zal die een kandidaat verleiden om de job in het online mandje te zetten, en de checkout te gaan doen met een sollicitatie?

Die analogie kan je terugvinden in meerdere aspecten:

Aandacht trekken: net zoals je de aandacht van een klant moet trekken met opvallende beelden en overtuigende tekst in je webshop, moet je de aandacht van een kandidaat trekken met een boeiende vacature die de voordelen en unieke verkoopargumenten van uw bedrijf en de functie benadrukt .
Belangstelling creëren: Als je eenmaal de aandacht van een kandidaat of klant hebt getrokken, moet je een verlangen creëren om meer te leren. In het geval van een vacature betekent dit dat je voldoende informatie verstrekt over de functie en de bedrijfscultuur om de interesse van de kandidaat te wekken. Net zoals je in het geval van een online webshop voldoende informatie over het product moet verstrekken om de klant meer te laten weten.
Bezwaren overwinnen: Kandidaten en klanten kunnen bezwaren of zorgen hebben die moeten worden weggenomen voordat ze bereid zijn de volgende stap te zetten. In het geval van een vacature kan dit betrekking hebben op zorgen over locatie, woon-werkverkeer of werkschema. In het geval van een online webshop kan dit gaan over bezorgkosten, retourbeleid of productkwaliteit.
De deal sluiten: Ten slotte, net zoals je de deal met een klant moet sluiten door een eenvoudig en naadloos afrekenproces te bieden, moet je het een kandidaat gemakkelijk maken om naar de baan te solliciteren door een duidelijk sollicitatieproces en duidelijke instructies voor volgende stappen.

Iemand “verleiden” tot een sollicitatie is dus niet zo verschillend aan het proberen ontlokken van een aankoop en conversie in een online winkel en steunt dus ook op een aantal online marketing principes, waarvan jouw eigen website de eerste stap is.

Hoe doe je dat dan concreet? Zorg voor een trechtermodel, net als die online winkel. Voorafgaand aan de sollicitatie moet je je merk kenbaar maken. Je moet duidelijk maken wie je bent, waarvoor je staat, en wat je te bieden hebt (als werkgever dan). En dit doe je door “content” te leveren: je omschrijft je bedrijfscultuur, zorgt voor getuigenissen van collega’s in aantrekkelijke video’s, en vertelt over alle initiatieven die je neemt voor je werknemers. Je schetst de werksfeer op de vloer, en pakt trots uit met je HR-awards die je al behaald hebt. Je kan zelfs specifiek als employer voor je branding een blog gaan bijhouden. Je gebruikt dus met andere woorden jouw website of jobsite als opstapje naar het solliciteren.

The right tools for the job!

Je recruitment tool of Applicant Tracking System (ATS) kan dan een perfecte basis leveren voor het aanmaken en publiceren van vacatures en voor het verwerken van de instroom, voor het werken met alle inhouden waarmee je naar buiten toe wil uitpakken heb je echter een andere tool nodig, en dat zal een Content Management Systeem of CMS zijn. Een CMS is een stuk software waarmee je eenvoudig content (tekst, afbeeldingen, video’s) op je website plaatst en beheert, vanuit een gebruiksvriendelijke interface. Geïntegreerd binnen je corporate website, of afgesplitst als een aparte jobsite, een CMS zal je toelaten vlot je verhaal online te brengen. Het zal ook zorgen voor correcte SEO settings, voor een vlot delen op social media, en om gevonden te worden door Google.

Enter Drupal en jouw webbouwer

Doorgaans is een website het centrale communicatiepunt van je bedrijf. Zowel online- als offline media verwijzen bijna altijd naar je website. Het is van groot belang dat deze site en/of het job gedeelte ervan goed is opgebouwd om zo geïnteresseerde bezoekers vast te houden.Een goede integratie met de ATS software is daarnaast ook handig om de opvolging aan de kant van de recruiter vlot te laten verlopen.

Drupal is een schitterende kandidaat om zo’n site op te bouwen. Waarom Drupal bij uitstek geschikt is voor maatwerk lees je op de website van 3sign. Naast de uitgebreide mogelijkheden tot maatwerk en rapportage, is Drupal ook bij uitstek geschikt voor integraties met externe systemen, zoals een ATS dus. 3sign heeft als webdeveloper resoluut de kaart van Open Source getrokken en werkt al meer dan 10 jaar met Drupal als CMS systeem. Samen met hen werkten we bijvoorbeeld aan een koppeling tussen de Drupal website en ons ATS systeem voor AZ Groeninge.

Met een naadloze integratie tussen de website en het ATS systeem halen we elke drempel om te solliciteren helemaal weg. De sollicitatieprocedure is zodanig verweven in de website dat een sollicitant zelfs niet beseft dat hij of zij te maken heeft met een extern systeem. Dit wekt vertrouwen en vereenvoudigt de procedures.

Ook voor de beheerder wordt het beheren van de vacatures op de website een stuk eenvoudiger, dat hoeft namelijk niet meer apart te gebeuren. Door de integratie kunnen beheerders vacatures plaatsen in hun vertrouwde ATS omgeving, de vacatures worden automatisch opgehaald met een API en worden mooi weergegeven in de stijl van de website.

De case van AZ Groeninge

AZ Groeninge is een supraregionaal ziekenhuis in Kortrijk. Het is naar het aantal bedden gekeken het tweede grootste ziekenhuis van ons land. Sinds 2013 gebruikt het ziekenhuis EasyToRecruit aangevuld voor al haar aanwervingen. Tegelijk gebruikt AZ Groeninge het Drupal CMS voor alle online aanwezigheid, overheen alle departementen. In samenwerking met 3sign werd nu een hele mooie integratie bereikt:

De Drupal website leest meerdere keren per dag alle openstaande en actieve vacatures is uit EasyToRecruit. In near real-time hebben de recruiters dus de mogelijkheid vacatures naar de website te pushen. Dit betekent een verhoogde efficiëntie, want recruiters moeten geen manuele omweg via het CMS, of, laat staan, manuele HTML maken.
De vacatures worden ingelezen, en aan de hand van metadata ingedeeld in de juiste categorie en aangevuld met rich content: foto, video, testimonials worden aan de vacature toegevoegd. Je bereikt een verhoogde betrokkenheid van kandidaten: de boeiende info, zoals carrièreblogs, video’s en getuigenissen, helpen je de kandidaten beter te betrekken bij je organisatie.
Iemand die voor een specifieke vacature wil solliciteren, klikt eenvoudig op een “solliciteren”-knop. Drupal zal hierop aan de EasyToRecruit-API opvragen welke velden er in de sollicitatie ingevuld moeten worden, en bouwt een formuliertje op.
De kandidaat geeft alle info in, en Drupal verifieert in de achtergrond alle info tegen de EasyToRecruit-database.
Wanneer alles goed zit, schiet Drupal via de API een sollicitatie voor de nieuwe kandidaat in, zonder dat deze op enig moment de AZ Groeninge website heeft moeten verlaten noch manueel een account in EasyToRecruit heeft moeten aanmaken. Je biedt dus een naadloze en gestroomlijnde ervaring voor kandidaten, waardoor werkzoekenden gemakkelijk rechtstreeks vanaf je website kunnen zoeken en solliciteren op vacatures.
Een leuke extra: je krijgt verbeterde wervingsstatistieken: door je ATS met je website te integreren, kan je de wervingsstatistieken nauwkeuriger volgen en meten, waardoor je waardevolle inzichten krijgt die kunnen helpen bij het optimaliseren van je wervingsproces en kanalen.

Hendrik De Backer

Hendrik De Backer is CEO van HR-Technologies, een Gentse provider van de e-recruitment software EasyToRecruit, die als cloudoplossing bedrijven uit alle sectoren optimaal ondersteunt bij rekrutering & selectie en employer branding.

Heb jij ook nood aan een ATS dat goed kani ntegreren? Zoek je een provider die zonder problemen met je andere leveranciers koppelt en samenwerkt? Probeer ons dan eens uit! Wij leggen graag de link met EasyToRecruit!