5 redenen om een ATS te gebruiken bij rekrutering

Een ATS, voluit ‘Applicant Tracking System’, is een digitaal recruitmentplatform waarop organisaties hun vacatures opmaken en versturen, de instroom volgen en de verwerking van sollicitaties in goede banen leiden. Het is de centrale plek van waaruit iedereen in het bedrijf het proces mee kan ondersteunen. Ook voor de ervaring van kandidaten biedt een ATS enkel voordelen. Een niet te missen basis in de war for talent dus, en toch is het systeem op veel plaatsen nog niet ingeburgerd.

De meeste organisaties zijn intussen wel bezig met een ATS, maar toch merken we dat er zelfs in deze uitdagende tijden nog altijd klassieke, niet-gedigitaliseerde en ongecentraliseerde rekruteringsmethoden gebruikt worden. Helaas missen bedrijven op die manier veel mooie opportuniteiten die niet alleen het leven van recruiters eenvoudiger maken, maar ook professioneler ogen voor kandidaten. Welke opportuniteiten? Dat ontdek je in deze vijf redenen om vandaag met een ATS te beginnen:

1 — Een ATS maakt het opstellen en versturen van vacatures efficiënter

Tegenwoordig zijn er tal van kanalen langs waar je een vacature kan verspreiden. Van vacaturesites tot sociale mediaplatformen: om succesvol te rekruteren, wil je dat de bedrijfscultuur en de toon overal even goed overkomt. Zonder ATS is dat niet eenvoudig en bestaat altijd het risico dat je verschillende omschrijvingen gebruikt. Een goed systeem biedt naast een aantal standaardfuncties ook de nodige configuratiemogelijkheden om het logo, de kleuren en zelfs de werkwijze van je bedrijf te integreren. Zo beschik je over een template die je kan blijven hergebruiken. Eens je vacature correct opgemaakt is voor de verschillende kanalen, heb je bij voorkeur ook nog de mogelijkheid om ze te gaan verspreiden: publiceren op je website, op je intranet, doorsturen naar jobboards, partners en leveranciers, … een degelijk ATS zal ook al deze zaken van je overnemen en automatiseren.

2 — De instroom van kandidaten is groter en bovendien herbruikbaar

Het maakt niet uit waar je een vacature plaatst, al het verkeer komt via een trechter terug naar je ATS. Op die manier verschijnt elke kandidaat in je eigen database. Zelfs als een vacature niet tot een aanwerving leidt, beschik je zo dus al gauw over een wervingspool die je in de toekomst kan hergebruiken. Maar je kan ook een stapje verder gaan en de data van je topkandidaten benutten om bij een volgende zoekopdracht gerichter naar bepaalde skills of eigenschappen te zoeken. Toepassingen zoals AI-technologie en online assessments zijn veel rendabeler als je ze ondersteunt met een ATS.

3 — Het is goed voor het imago van je bedrijf bij kandidaten

Een e-mail sturen om te solliciteren? Dat is niet meer van deze tijd, en toch is dit voor veel bedrijven zonder ATS nog altijd de manier van werken. Wie wel over een ATS beschikt, kan vacatures in een aantrekkelijke lay-out op z’n website plaatsen en verbetert al vanaf het eerste contact de ervaring van de kandidaat. Zo krijgen mensen bijvoorbeeld automatisch een ontvangstbevestiging en kunnen ze de status van de sollicitatie opvolgen via een portaal. Of krijgen ze bij het solliciteren net die vragen voorgeschoteld die van belang zijn voor de vacature in kwestie. Recruiters hebben verder toegang tot templates waarmee ze in een paar seconden een professionele mail sturen om kandidaten te laten weten of ze al dan niet weerhouden zijn. Voor de ‘career owner’ kan zo’n sterke beleving echt het verschil maken.

4 — De hele organisatie wordt bij het recruitmentproces betrokken

We vertelden al dat iedereen mag helpen bij het opstellen van een vacature, en we bedoelen ook echt iedereen. Recruiters kunnen op basis van rollen en rechten bepalen wie een vacature mag aanvragen of bewerken, en hoe die gepubliceerd wordt. Verder hebben bepaalde medewerkers misschien veel ervaring en is hun inbreng nuttig om kandidaten te screenen op de juiste skills? Of wil de organisatie graag een derde partij of leverancier inschakelen voor het aanleveren van kandidaten? Een degelijk ATS kan al deze aspecten van samenwerking ondersteunen. Nadien is een ATS ook handig voor tracering en accountability. Je kan gemakkelijk nagaan wie akkoord ging met een aanwerving of welke bedenkingen iemand bij een sollicitatie heeft geplaatst. Wat ons naadloos brengt bij het vijfde en laatste voordeel in deze lijst.

5 — Een ATS zorgt voor een snelle en accurate rapportering van ROI en employer marketing

In de meeste bedrijven neemt het belang van rapportering toe. Van het aantal kandidaten voor een vacature tot de opleidingsniveaus die solliciteren en de sociale balans: een ATS brengt het allemaal in kaart. Stel dat er tientallen mensen op gesprek zijn geweest maar iedereen uiteindelijk afhaakt, dan is zo’n rapport voor HR een sterk argument om bij de directie aan te kaarten dat bijvoorbeeld de loonvoorwaarden een obstakel vormen.

Vacatures zijn ook steeds vaker een vorm van marketing. In e-commerce gebruiken marketeers een systeem dat het aantal conversies toont, maar ook welke potentiële klanten iets bekeken hebben en uiteindelijk zijn afgehaakt. Zeker als je tegen betaling vacatures verspreidt, wil je snel kunnen zien langs welke weg mensen binnenkomen of waarom ze uiteindelijk wegklikken. Kortom, net zoals een CRM-systeem de relatie met klanten verbetert, is een ATS vandaag noodzakelijk om op een efficiëntere manier talent te beheren en aan je bedrijf te verbinden.

Hendrik De Backer

Hendrik De Backer is CEO van HR-Technologies, een Gentse provider van de e-recruitment software EasyToRecruit, die als cloudoplossing bedrijven uit alle sectoren optimaal ondersteunt bij rekrutering & selectie en employer branding.

Ook overtuigd dat je een ATS nodig hebt? Neem even contact!

We vertellen je vrijblijvend graag meer bij een demo van EasyToRecruit.