Menu
Menu
Software ontwikkelen is één ding, dat ook dagelijks in de lucht houden, en maken dat je er zoveel mogelijk value kan uithalen is iets anders. Daarom gaan we in deze blog even in op een eerder verborgen aspect van onze werking, maar tegelijk een oh zo belangrijk aspect: de werking van onze helpdesk. Ontdek in deze blog daarom wat het typisch, op een willekeurige dag, inhoudt om EasyToRecruit voor onze klanten draaiend te houden, bij te sturen en te optimaliseren en wat het is om met woord en daad een klant bij te staan om een oplossing voor zijn probleem te vinden. Daarom: “A day in the life of EasyToRecruit support” …
De meeste van onze medewerkers druppelen op een fysieke kantoorwerkdag rond 09h00 binnen. Op de dagen van telewerk varieert dit, en is men meestal zelfs vroeger aan de slag. Maar op een kantoorwerkdag begint de dag voor de meesten van ons klassiek: werkt de koffiemachine, is er voldoende frisdrank koel gezet, de postbus wordt geleegd, etc … Iedereen werkt mobiel en alles draait veilig in de cloud, incl. ons support ticketing systeem, dus dat is alvast lekker handig.
Kort na de start van de werkdag, en na de eerste e-mails hebben we een stand up meeting. Deze behandelt zowel het lopende development en de ongoing projecten, maar focust ook op een overdracht van de open support issues: wat kwam er binnen, wat is opgelost, wat moet nog dringend bekeken worden? Technische en functionele medewerkers stemmen af met de klantencontacten om de dag in te gaan en klanten op de hoogte brengen.
We krijgen een telefoontje van een klant: die heeft van een eindkandidaat de melding gekregen dat er problemen opdoken bij het solliciteren. We vragen en krijgen wat extra info door en gaan aan de slag: de kandidaat wordt in de naam van onze klant gecontacteerd, en die blijkt te werken met een wel heel exotische browser. We runnen enkele tests en slagen erin de kandidaat een workaround te bezorgen waardoor zijn sollicitatie uiteindelijk zonder problemen kan geregistreerd worden. We noteren de issue met de gekke browser op onze backlog voor verdere opvolging.
Voor verschillende klanten runnen wij een in onze software geïntegreerde jobsite. Deze leest alle vacatures uit EasyToRecruit uit, en publiceert die via onze API op een responsive webpage. De vacatures staan opgelijst, kunnen gefilterd worden, en via het detail van een vacature kan een kandidaat solliciteren. Onze klant vraagt nu een aanpassing in een deeltje van die jobsite: een pagina moet herschikt worden, met nieuwe afbeeldingen en teksten. Dit zit in een niet door de end user aanpasbaar onderdeeltje, dus we springen even bij. We ontvangen de nieuwe teksten en afbeeldingen en verwerken die voor optimaal gebruik online. Heel snel kunnen we afmelden: de jobsite is aangepast!
Onze werkplek delen we met anderen; we maken dan ook enthousiast gebruik van de coworking faciliteiten van Office Arena, in de buurt van het Sint-Pietersstation in Gent. Office Arena herbergt een 30-tal mensen van verschillende bedrijven, en de lunches nemen we in een gedeelde ruimte. En vandaag hebben we geluk: er is een lunch-event om nieuwe mensen te verwelkomen en te leren kennen.
Lunch is over, we gaan weer aan de slag! Op de agenda wacht een eerder ingeplande taak: een klant contacteerde ons met de nood aan een specifiek rapport voor zijn Raad Van Bestuur: heel specifieke metrics rond doorlooptijden van bepaalde vacatures moeten opgemaakt en vergeleken worden met vorig jaar. We grasduinen in de definities van vorige rapporten voor onze klant, stemmen af met een online call voor verfijningen, en produceren de gevraagde data netjes in een Excel die richting klant gaat. Die keert nog eens terug om een detail na te lopen rond filtering, maar is erg tevreden met het resultaat.
Zo, de rapportering is opgeleverd, tijd voor een kleine pauze. Pasja, onze office dog, staat al met grote ogen te kijken: “Even gaan wandelen?”. Samen met een collega wordt een kleine wandeling gemaakt langs de Leie in het groen aan ons kantoor. De zuurstofboost en het bewegen hebben al bewezen nuttig te zijn, en tijdens de wandeling worden enkele ideetjes gewisseld rond de aanpak van een support probleempje: hoe kunnen we dit documenteren, en hoe verbeteren we dit in een komende release van onze software?
We geloven in het hands-on ervaren van onze software, dus in onze sales flow bieden we aan onze klanten in spe na een intake de mogelijkheid om een demo of testversie te gebruiken. Deze wordt goed voorbereid door een van onze sales mensen, die de intake al vertaald heeft in een specifieke configuratie van modules en settings. Gecombineerd met wat beeldmateriaal is alles aanwezig om een demo versie op te zetten: de software wordt opgezet, aangevuld met wat testdata, enkele users worden aangemaakt, en de credentials worden gedocumenteerd en gedeeld met het verkoopsteam. Fingers crossed voor de demo-copy!
Een account manager loopt langs met een uitdaging: één van de klanten wil graag een communicatie op maat over een specifieke job versturen naar een deel van zijn kandidaten. Er werd een vacaturemandje aangemaakt voor gebruik op een beurs, en de klant wil graag kandidaten lokken. We bekijken snel de mogelijkheden: gaan we voor een export van de info, of zoeken we een instant oplossing binnen EasyToRecruit? We wegen snel voor- en nadelen af en beslissen te werken op basis van een specifieke vacature en een nieuwe emailtemplate. In combinatie met de automatische hotfields en de mass actions om kandidaten op te zoeken en te linken aan de nieuwe vacature vinden we snel een oplossing binnen de bestaande functionaliteit.
Het einde van de dag nadert en het was productief; tijd om op te ruimen. Specifieke tickets die behandeld werden, worden afgesloten en gearchiveerd voor later. Evt. kijken we nu al kort naar de dringende support issues voor de komende werkdag. Welke zaken staan ingepland en mogen niet vergeten worden? Welke info moeten we nog van collega’s ontvangen om verder te kunnen? Morgen hebben we een telewerkdag, dus het is nog zo handig dit nu al even te doen.
Ere wie ere toekomt, onze helden van de helpdesk mogen hier in de kijker staan … Elke dag verzekeren zij de permanentie om bekende en nieuwe vragen en problemen aan te pakken en op te lossen. Omdat zij ook actief zijn bij de ontwikkeling van EasyToRecruit, kennen zij het platform binnen en buiten en zijn problemen snel opgelost en stromen correcties en verbetering vlot door in de algemene ontwikkelingsroadmap. Bij deze kudo’s aan dit fantastisch duo!
Hendrik De Backer is CEO van HR-Technologies, een Gentse provider van de e-recruitment software EasyToRecruit, die als cloudoplossing bedrijven uit alle sectoren optimaal ondersteunt bij rekrutering & selectie en employer branding.
Heb jij ook nood aan een ATS dat goed ondersteund wordt? Loopt je e-recruitment moeilijk omdat je provider slechts aanspreekbaar is, veel tijd neemt om een oplossing te vinden, of krijg jij jouw vragen en issues niet op de roadmap van de recruitment tool? Probeer ons dan eens uit! Wij gaan er prat op een uitstekende dienstverlening te hebben voor onze EasyToRecruit!
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwtjes.