De kracht van beknopt: waarom een kort sollicitatieformulier geweldig is!

Je ATS is mooi opgezet en draait jouw recruitment processen op maat. Je vacatures zijn aangemaakt, gevalideerd en breed gepost … Toch valt de instroom die je krijgt tegen. Er zijn weinig nieuwe sollicitaties, en ergens in de flow of funnel verlies je kandidaten. Heb je hierbij al gekeken naar de lengte van je sollicitatieformulier? Het kan verleidelijk zijn kandidaten te vragen uitgebreide sollicitatieformulieren in te vullen met talloze velden en veel gedetailleerde informatie. Je probeert immers een zo goed mogelijk beeld van iemand te krijgen om een optimale fit te vinden. Maar, minder is soms meer! Ontdek in deze blog waarom een kort sollicitatieformulier zeker eens te overwegen of te proberen is!

Voordelen van een kort sollicitatieformulier

Er zijn verschillende voordelen voor een kandidaat en recruiter om gebruik te maken van een kort CV-formulier in plaats van een lang CV. Enkele van deze voordelen zijn:

Tijdsbesparing: een kort CV-formulier belast de kandidaat minimaal. Je stelt hem in staat heel laagdrempelig en met weinig tijdsinvestering een eerste kennismaking te laten doen. Aan de recruiter biedt een kort CV de mogelijkheid snel essentiële informatie over een kandidaat te verzamelen. In plaats van een lang CV door te nemen en door verschillende secties te bladeren, kan de recruiter met een kort CV-formulier in een oogopslag de belangrijkste gegevens scannen.
Focus op relevante informatie: een kort CV-formulier kan zo worden ontworpen dat het alleen de meest relevante informatie bevat voor de functie waarvoor wordt gesolliciteerd. Dit stelt de recruiter in staat om zich te concentreren op de vaardigheden, ervaring en kwalificaties die het belangrijkst zijn, waardoor er minder tijd wordt besteed aan het doorzoeken van irrelevante details.
Uniformiteit: met een kort CV-formulier kan de recruiter gestandaardiseerde informatie verzamelen van alle sollicitanten. Dit vergemakkelijkt het vergelijken van kandidaten op basis van dezelfde criteria en maakt het gemakkelijker om een shortlist te maken.
Efficiënte screening: door het gebruik van een kort CV-formulier kan de recruiter snel beoordelen of een kandidaat aan de minimale vereisten voldoet. Dit kan helpen om het wervingsproces te stroomlijnen en de kans op het missen van geschikte kandidaten te verkleinen.

Het is echter belangrijk op te merken dat een kort CV-formulier niet altijd geschikt is voor elke situatie. Sommige functies of sectoren vereisen mogelijk een gedetailleerder overzicht van de kandidaat, met bijvoorbeeld extra bijlagen of kwalificaties die bij de eerste screening belangrijk zijn. In dergelijke gevallen kan een lang CV nuttiger zijn. Het is dus aan de recruiter om te bepalen welke aanpak het beste past bij de specifieke behoeften en de aard van de functie waarvoor ze werven. Zorg er dus zeker voor dat je je sollicitatieformulier in je ATS op maat van je vacature kan instellen!

Nadelen van een kort sollicitatieformulier

Hoewel er dus duidelijk voordelen zijn aan het gebruik van een kort CV-formulier, zijn er naast de nood aan flexibiliteit per vacature ook enkele andere nadelen waar recruiters rekening mee moeten houden:

Beperkte informatie: een kort CV-formulier kan niet alle details en diepgaande informatie bevatten die mogelijk relevant zijn voor het beoordelen van een kandidaat. Het kan moeilijk zijn om een volledig beeld te krijgen van iemands ervaring, prestaties, projecten en andere relevante informatie met slechts beperkte velden of ruimte.
Gebrek aan context: door de beperkte ruimte op een kort CV-formulier kan belangrijke context verloren gaan. Bijvoorbeeld, de redenen achter carrièrewissels, specifieke prestaties op eerdere werkplekken, of belangrijke projectdetails kunnen worden weggelaten. Dit kan het moeilijker maken om de waarde en geschiktheid van een kandidaat goed te beoordelen.
Gemiste kansen: het gebruik van een kort CV-formulier kan resulteren in het missen van potentiële kandidaten die mogelijk waardevolle aanvullende vaardigheden of ervaring hebben die niet binnen de beperkte velden passen. Sommige kandidaten kunnen unieke achtergronden hebben die niet eenvoudig in een gestandaardiseerd formulier passen, en ze kunnen over het hoofd worden gezien als gevolg van deze beperking.
Geen persoonlijke uitstraling: een kort CV-formulier biedt minder ruimte voor kandidaten om hun persoonlijkheid, motivaties en andere kwaliteiten te laten zien die niet gemakkelijk in gestandaardiseerde velden passen. Dit kan het moeilijker maken om een gevoel van de persoonlijkheid en de cultural fit van een kandidaat te krijgen.
Potentiële frustratie van kandidaten: Sommige kandidaten kunnen het beperkte karakter van een kort CV-formulier als beperkend ervaren en zich niet in staat voelen om hun volledige potentieel te tonen. Dit kan leiden tot frustratie en demotivatie bij sommige kandidaten, vooral degenen die graag uitgebreidere informatie willen delen.

De optimale oplossing? Werk met een goed ATS, geef ruimte en werk in stappen!

Het is dus belangrijk om een evenwicht te vinden tussen de voordelen en nadelen van een kort CV-formulier. Afhankelijk van de specifieke functie, het bedrijf en de sector kan het nodig zijn om een meer uitgebreide evaluatie van kandidaten uit te voeren, zoals een aanvullend interview of het aanvragen van een uitgebreider CV na de initiële screening. Een Applicant Tracking System (ATS) als EasyToRecruit kan daarbij dan ook helpen om de nadelen van een kort CV-formulier op te vangen door middel van de volgende mogelijkheden:

Bijlagen toestaan: een ATS kan de mogelijkheid bieden voor kandidaten om aanvullende documenten, zoals een uitgebreider CV, motivatiebrief of portfolio, als bijlage toe te voegen. Op die manier kunnen kandidaten meer gedetailleerde informatie verstrekken die niet binnen de beperkte velden van het CV-formulier past.

Vrije tekstvelden: naast de gestructureerde velden in het CV-formulier kan een ATS ook vrije tekstvelden bevatten waarin kandidaten extra informatie kunnen toevoegen. Deze velden kunnen worden gebruikt voor het verstrekken van context, het benadrukken van specifieke prestaties of het beschrijven van andere relevante details die niet kunnen worden opgenomen in de gestandaardiseerde velden. Geef hier zeker een goeie omschrijving en instructie bij!

Aanpasbaarheid: Een flexibel ATS stelt recruiters in staat om het CV-formulier aan te passen op basis van de specifieke vereisten van de functie of het bedrijf. Dit betekent dat recruiters velden kunnen toevoegen of aanpassen om bepaalde informatie te verzamelen die relevant is voor hun screeningproces. Op die manier kunnen ze meer informatie opnemen die anders mogelijk ontbreekt.

Geavanceerde zoek- en filtermogelijkheden: Een krachtig ATS biedt geavanceerde zoek- en filtermogelijkheden waarmee recruiters relevante kandidaten kunnen vinden, zelfs met beperkte informatie in het kort CV-formulier. Recruiters kunnen zoekopdrachten uitvoeren op basis van specifieke trefwoorden, vaardigheden of andere criteria om kandidaten te identificeren die mogelijk aanvullende waardevolle kwalificaties hebben.

Aanvullende evaluatiemiddelen: Een ATS kan ook aanvullende evaluatiemiddelen bieden, zoals geautomatiseerde screeningsvragenlijsten of assessments. Deze middelen kunnen worden gebruikt om aanvullende informatie te verzamelen en een dieper inzicht te krijgen in de vaardigheden en geschiktheid van kandidaten, los van het beperkte CV-formulier.

Door dus gebruik te maken van de mogelijkheden van een ATS kunnen recruiters de beperkingen van een kort CV-formulier compenseren en een meer uitgebreide evaluatie van kandidaten mogelijk maken. Het stelt hen in staat om aanvullende informatie te verzamelen, context toe te voegen en kandidaten te identificeren die anders mogelijk over het hoofd worden gezien.

Meer uitgelicht in EasyToRecruit: workflowengine en CV-parsing

EasyToRecruit kan je verder helpen door zijn workflow engine: na een initiële screening van het korte CV kan via de ingebouwde templates verder gaan communiceren met een kandidaat, en kan je verzoeken om aanvullende informatie na screening en deze loggen en delen met je collega’s. Dit kan worden gedaan via e-mail of een volgende fase in het sollicitatieproces, zoals een online formulier waar ze gedetailleerdere informatie kunnen invullen. Je kan ook gebruikmaken van telefonische of digitale interviews, of zelfs assessment via onze partner Thalento. Je kan die gesprekken capteren en overzichtelijk bijhouden.

Tenslotte kan ook CV parsing helpen! Dit is het proces van het vereenvoudigen en automatiseren van het uploaden van een CV waarbij de informatie uit het bestand wordt geëxtraheerd om een formulier in te vullen. Je krijgt zo een tijdsbesparing voor de kandidaat, want CV parsing elimineert de noodzaak voor kandidaten om alles manueel in te vullen en voor recruiters om handmatig informatie uit CV’s over te typen of te kopiëren en plakken. Het verhoogt bovendien de nauwkeurigheid en consistentie, want CV parsing vermindert menselijke fouten die kunnen optreden bij het handmatig invoeren van gegevens. Tegelijk verkrijg je zo toch een verrijking van de gegevens: je kan je kort CV zo toch aanvullen met contactgegevens, opleiding, werkervaring, vaardigheden, certificeringen en andere relevante details.

Kortom: het gebruik van een kort sollicitatieformulier biedt aanzienlijke voordelen voor zowel recruiters als kandidaten. Het minimaliseert de tijdsinvestering voor kandidaten, maakt een snelle en efficiënte screening mogelijk, en stelt recruiters in staat zich te concentreren op relevante informatie. Hoewel er enkele nadelen zijn, zoals beperkte details en mogelijke gemiste kansen, kunnen deze worden aangepakt door aanvullende informatie op te vragen na screening. Het is essentieel om een gebalanceerde aanpak te vinden en gebruik te maken van tools zoals een flexibel ATS en CV parsing om de voordelen van een kort sollicitatieformulier te maximaliseren en de nadelen te minimaliseren, terwijl je een efficiënt en effectief wervingsproces behoudt.

Hendrik De Backer

Hendrik De Backer is CEO van HR-Technologies, een Gentse provider van de e-recruitment software EasyToRecruit, die als cloudoplossing bedrijven uit alle sectoren optimaal ondersteunt bij rekrutering & selectie en employer branding.

Heb je interesse om hierover verder van idee te wisselen? Zoek je een flexibele e-recruitment oplossing die je toelaat je sollicitatieformulier op maat in te stellen? Contacteer ons dan!