Wat horen onze EasyToRecruiters graag? Minder manueel werk, vereenvoudigd werk, automatisatie die rekening houdt met uitzonderlijke situaties, vermijden van fouten en van dubbele kandidaten,… . En laat dit net de basis zijn waarop EasyToRecruit gebouwd is…
Sinds kort gaan we hierin alweer een stapje verder: we bieden nog meer gemak en ondersteuning van onze users met onze nieuwe Contracting module. Waar vroeger EasyToRecruit stopte bij de aanwerving van een nieuwe kandidaat gaat de tool nu het verdere aanwervingsproces ook ondersteunen.
Naast de reeds voorziene onboarding functionaliteiten via dewelke je intern én extern de nodige partijen op de hoogte kan brengen van de komst van de nieuwe medewerker, hebben we nu ook de mogelijkheid toegevoegd om de nodige informatie van de kandidaat extern en intern te verzamelen voor de opmaak van het contract. Het contract kan vervolgens gegenereerd en gedownload worden uit de tool en in een volgende stap overgemaakt worden aan het sociaal secretariaat of aan een interne tool voor payroll.
Het resultaat is een nieuwe functionaliteit binnen onze EasyToRecruit standaardomgeving, gebaseerd op onze ervaring met maatprojecten uit het verleden en reeds in gebruik door meerdere klanten.
Wie met EasyToRecruit (en dus ook de medewerkers van HR-Technologies) werkt, kent onze werking al. Gezien wij dicht bij onze klant staan, luisteren we graag eerst naar jullie werking en wensen. “Hoe gaan jullie op vandaag te werk? Welke informatie hebben jullie nodig voor de opmaak van een contract? Wie dient de gegevens aan wie te leveren? Waar worden deze gegevens bewaard? Welke partij heeft deze informatie nodig voor verdere opvolging? Voor payroll?” … Je hoort het, we hebben heel wat vragen voor jou, en deze bespreken we graag samen in een workshop. We bekijken daarin hoe jullie vandaag te werk gaan en hoe we dit proces voor jullie eenvoudiger en sneller kunnen maken.
Net zoals in onderstaande voorbeeld, werken we specifiek voor jouw organisatie de contracting flow uit.
Laten we even naar bovenstaand voorbeeld in detail kijken.
Op vandaag kan een hiring manager via EasyToRecruit reeds een aanwervingsaanvraag starten (1). Als deze intern de gewenste approval procedure heeft doorlopen door goedkeuringen te verzamelen via de tool, zal deze aanvraag uiteindelijk door HR behandeld worden als een nieuwe vacature die online gepost wordt (2). Vervolgens solliciteren via verschillende kanalen kandidaten voor deze functie (3). Na het doorlopen van het selectieproces vind je de beste kandidaat en wordt deze aangeworven (4).
De leidinggevende kan in deze voorbeeldflow contractinformatie aanvullen via zijn/haar toegang en kan vervolgens zelf (of via HR) de contractinformatie opvragen bij de kandidaat (6 en 7). Dit kan eenvoudig via het verzenden van een verzoek vanuit de tool. Een klik op de knop en alles wordt voor jou gedaan.
De contracting module bestaat uit 3 delen, zoals hieronder verder uitgewerkt. Dit bekijken we volgens jouw proces samen in de workshop die we hebben bij de start:
Deel I: Datacaptatie – in dit deel wordt alle contractinformatie verzameld en bewaard in EasyToRecruit. We voorzien een extra formulier waar de kandidaat in terecht kan om zijn/haar gegevens aan te vullen (burgelijke staat, kinderen, partner, bankrekeningnummer,…). Daarnaast voorzien we op jobniveau ook extra informatie die kan aangevuld worden voor deze aanwerving. Deze informatie kan bv. afwijken van de jobdefinitie die bij het aanmaken van de job werd vooropgesteld.
Deel II: Goedkeuring voor contract/kandidaat – Indien gewenst kan je intern ook goedkeuring vragen over het contract voor een specifieke kandidaat. Dit onderdeel is bv. niet nodig om de contractmodule te implementeren, indien dit geen vast onderdeel is van de contracting flow in jouw organisatie.
Deel III: Datageneratie – in deze fase wordt alle contractinformatie in een gebundeld document gegoten en dit kan je vervolgens genereren vanuit EasyToRecruit. Naast het genereren, heb je ook de mogelijkheid om het contract te downloaden en zelfs uitprinten. Naast het uitprinten van het contract kan je dit bv. ook eenvoudig doorsturen naar het payroll team of jouw sociaal secretariaat. In een verdere stap kunnen we hiervoor ook een automatische interface naar het sociaal secretariaat of een interne tool voorzien.
Deze configuratie in jouw EasyToRecruit omgeving zal je tal van voordelen geven:
Samengevat? Minder papier, meer digitaal, sneller en gebruiksvriendelijker because we make it EasyToRecruit!
Op dinsdag 18 oktober 2022 organiseerden we een webinar waarin we wat meer uitleg hebben gegeven over deze nieuwe features en meer. Indien gewenst kan je altijd onze opname van dit webinar opvragen via onze website.
Contacteer ons via onze website of rechtstreeks via jouw persoonlijke Account Manager om een workshop te organiseren op maat van jouw organisatie. We helpen jullie met veel plezier verder!
We vertellen je vrijblijvend graag meer bij een demo van EasyToRecruit.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwtjes.