Efficiënt werven: hoe werving-en selectiekantoren helpen binnen je ATS

Het vinden van de juiste kandidaat in een krappe arbeidsmarkt voelt soms als zoeken naar een speld in een hooiberg. Gelukkig sta je er niet alleen voor. Werving- en selectiekantoren kunnen een waardevolle partner zijn om snel en effectief topkandidaten te vinden voor je openstaande vacatures. Met hun uitgebreide talentenpool en gespecialiseerde expertise zorgen zij ervoor dat je niet alleen sneller, maar ook slimmer werkt.

Of je nu te maken hebt met een onverwachte piek in je personeelsbehoefte, een seizoensgebonden klus, of gewoon hulp nodig hebt bij het werven van die ene perfecte match, deze kantoren bieden maatwerk en snelheid. Bij EasyToRecruit begrijpen we het belang van deze samenwerking. Daarom hebben we een speciaal portaal ontwikkeld waarmee werving- en selectiekantoren eenvoudig en efficiënt kandidaten kunnen voorstellen binnen je ATS.

In deze blog neem ik je mee in de voordelen die deze samenwerking voor je organisatie kan opleveren. Ontdek hoe je tijd, moeite en kosten kunt besparen én de perfecte kandidaten binnenhaalt!

1. Efficiëntie en tijdwinst

Werving-en selectiekantoren kunnen direct kandidaten aanleveren zonder tussenkomst van extra communicatie, zoals e-mails of telefoontjes. De kandidaten worden rechtstreeks en digitaal ingevoerd. Dit vermindert dubbele handelingen en versnelt het selectieproces aanzienlijk. Recruiters besparen tijd doordat ze geen handmatige invoer van kandidaatgegevens hoeven te doen, wat vooral handig is bij een groot volume aan sollicitaties.

Door werving-en selectiekantoren direct toegang te geven tot het ATS kunnen zij snel en eenvoudig kandidaten voorstellen, waardoor openstaande vacatures sneller worden ingevuld. Dit verkort de time-to-hire en helpt je om sneller de juiste mensen in te zetten.

Met het supplier-portaal kunnen externe partners sneller inspelen op urgente wervingsbehoeften. Werving-en selectiekantoren kunnen razendsnel geschikte kandidaten aanleveren, wat vooral nuttig is voor functies die snel gevuld moeten worden.

Tenslotte door het gebruik van hun supplierzone kunnen werving en selectiebureaus hun eigen database opbouwen aan goede kandidaten die ze dan kunnen hergebruiken om voor te stellen voor andere vacatures waar ze aan gelinkt zijn in je ATS.

2. Centralisatie van kandidateninformatie en een eerste kwaliteitscontrole

Alle kandidaten, inclusief die van externe leveranciers, worden automatisch gecentraliseerd in één ATS. Dit vereenvoudigt het overzicht en het beheer van kandidaten en vacatures. Recruiters kunnen gemakkelijk informatie ophalen en vergelijken zonder verschillende documenten of systemen te raadplegen. Daarnaast gebeurt er reeds een eerste kwaliteitscontrole op de kandidaten. Werving en- selectiekantoren doen al een eerste screening van de kandidaten en voorzien de recruiter van een kort verslag over de kandidaat. Dit zorgt ervoor dat voornamelijk gekwalificeerde kandidaten verder in het proces gaan, wat de kwaliteit van de aanwervingen verbetert.

3. Verbeterde transparantie en dubbelsdetectie voor voorgestelde kandidaten

Zowel het interne recruitmentteam als de interimleverancier hebben volledig inzicht in de status van de kandidaten, waardoor er minder ruimte is voor misverstanden en dubbel werk. Werving-en selectiekantoren kunnen zelf de status van hun kandidaten volgen, wat wederzijdse transparantie bevordert en de relatie versterkt. Als bedrijf houd je zelf volledig de controle over het proces. Je kan realtime volgen welke kandidaten door welke leverancier zijn voorgesteld. Het systeem detecteert ook automatisch wanneer dezelfde kandidaat door verschillende werving-en selectiekantoren wordt voorgesteld voor dezelfde vacature. Dit voorkomt dat je dubbel werk doet of extra tijd besteedt aan het beheren van duplicaten en het helpt je om het overzicht van unieke kandidaten te bewaren.

4. Eenvoudige feedback op kandidaten en automatische notificaties bij vacature updates

Je kan rechtstreeks feedback geven aan werving-en selectiekantoren over de kwaliteit en geschiktheid van de voorgestelde kandidaten. Dit zorgt voor een efficiëntere samenwerking en helpt leveranciers om de beste match te vinden, wat uiteindelijk de kwaliteit van de werving verhoogt. Werving- en selectiekantoren worden gelinkt aan vacatures en ontvangen hier een mail voor. Via deze mail kunnen ze direct doorklikken naar hun persoonlijke zone in EasyToRecruit en direct kandidaten voorstellen voor deze vacatures. Daarnaast ontvangen ze notificaties wanneer de status van een vacature verandert, zoals wanneer een vacature is gesloten, of on hold is gezet, of een kandidaat is geselecteerd. Dit houdt leveranciers up-to-date en vermindert de tijd die je normaal besteedt aan alle communicatie

5. Beveiligde en gebruikersspecifieke toegang

Werving-en selectiekantoren krijgen een eigen login, waarmee ze toegang hebben tot hun toegewezen vacatures, zonder toegang tot andere vertrouwelijke informatie in het ATS. Dit zorgt voor veiligheid en privacy. Dit verkleint ook het risico dat externe partijen bij andere gegevens of kandidaten kunnen komen, waardoor je aan belangrijke GDPR-compliance-vereisten voldoen.

6. Betere samenwerking en relatiebeheer

Door een rechtstreekse toegang en betere transparantie voelen werving-en selectiekantoren zich meer betrokken bij het recruitmentproces, wat kan bijdragen aan een betere samenwerking en een positieve, langdurige relatie met een verbeterde communicatie. Met een gestroomlijnd proces kunnen werving- en selectiebureaus sneller handelen en worden zij meer gestimuleerd om geschikte kandidaten voor te stellen.

7. Kandidatenervaring Optimaliseren

Door het efficiëntere proces krijgen kandidaten sneller updates over hun status, zelfs als ze via een externe leverancier zijn binnengekomen, wat leidt tot een betere sollicitanten ervaring. Kandidaten die via externe bureaus solliciteren, doorlopen dezelfde gestroomlijnde en professionele procedure als interne kandidaten. Dit biedt een uniforme ervaring en versterkt je reputatie als aantrekkelijke werkgever. Uiteraard geven de suppliers hierbij de data in van de sollicitant en bijvoorbeeld niet hun generiek mailadres.. Op die manier ontvangt de sollicitant ook persoonlijke mailings vanuit het systeem, wat opnieuw een persoonlijke touch geeft aan de sollicitatie en de employer branding versterkt.

8. Gegevens- en Rapportage-Overzicht

Door alle gegevens van zowel interne als externe kandidaten in hetzelfde ATS te verzamelen, worden data en statistieken eenduidig bijgehouden. Dit levert waardevolle inzichten op voor managementrapportages en het optimaliseren van recruitmentstrategieën. Je kan eenvoudig het aantal kandidaten per leverancier volgen, de kwaliteit van hun voorgestelde kandidaten beoordelen en strategische beslissingen nemen op basis van data.

Het succes van jouw recruitmentproces hangt niet alleen af van hoe goed je interne processen zijn georganiseerd, maar ook van hoe effectief je samenwerkt met externe partners. EasyToRecruit maakt het eenvoudig om deze samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Met onze suppliermodule geef je werving- en selectiebureaus een directe en efficiënte toegang tot jouw ATS, zonder in te boeten op controle of overzicht.

Van razendsnelle kandidaat voorstellen en verbeterde transparantie tot een optimale kandidatenervaring en waardevolle inzichten via centrale data – onze oplossing zorgt ervoor dat je sneller, slimmer en met meer gemak de perfecte kandidaten binnenhaalt.

Wil je tijd besparen, kosten verlagen en de kwaliteit van je aanwervingen verbeteren? Werk dan samen met EasyToRecruit en ontdek hoe onze suppliermodule jouw recruitmentstrategie kan transformeren!

Ontdek het hier!

Colette Van Damme

Werkzaam als account manager bij HR-technologies sinds 2020. Colette heeft voornamelijk een achtergrond in HR. Zij is binnen de rekruteringssector opgeklommen van junior recruiter, naar senior recruiter, naar office manager om vervolgens verantwoordelijke te worden van een rekruteringsafdeling. Deze HR- ervaring heeft zij nu meegenomen in de sales. Zij heeft aan de andere kant van de tafel gezeten en biedt ons heel wat inzicht in waar een recruiter naar op zoek gaat in een tool om het rekruteringsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

We vertellen je vrijblijvend graag meer bij een demo van EasyToRecruit.

Because we make it EasyToRecruit!