Ontgrendel de kracht van samenwerking: Rollen en permissies in EasyToRecruit

Het rekruteringslandschap evolueert voortdurend en wordt steeds complexer. Als leverancier van een applicant tracking system, EasyToRecruit, begrijpen we dat effectief werven niet langer het exclusieve terrein is van enkel de HR-afdeling, maar dat dit een gezamenlijke inspanning van verschillende stakeholders en afdelingen vereist, met elk hun specifieke verantwoordelijkheden. In deze blog bespreek ik de rollen die EasyToRecruit daarvoor aanbiedt, en hoe je alle rechten kan instellen.

Daarom wil ik jullie graag kennis laten maken met de essentiële gebruikersrollen in ons ATS: de lijnmanager, de hiring manager, de supplier en de recruiter. Verder geef ik jullie ook een glimps van onze rechten en rollen module die het mogelijk maakt om de permissies en bevoegdheden per specifieke rol nog eens te verfijnen en die het ook mogelijk maakt voor verschillende organisaties om samen te werken in 1 ATS zonder dat alle informatie tussen de bedrijven wordt vrijgegeven.

In deze blog ontdek je dus waarom het definiëren van deze rollen en het toewijzen van de juiste bevoegdheden cruciaal is voor een dynamisch rekruteringsproces. Door de juiste mensen toegang te geven tot de juiste gegevens en hen in staat te stellen om de juiste acties te ondernemen, kunnen organisaties hun rekruteringsproces een stuk efficiënter maken en zo de concurrentie een stap voor blijven.

De lijnmanagers

De rol van de lijnmanager is van onschatbare waarde. De lijnmanager is die leidinggevende die alleen betrokken hoeft te zijn bij sollicitanten voor de vacatures binnen zijn of haar team. Bij EasyToRecruit begrijpen we dit als geen ander en hebben we ervoor gezorgd dat onze Applicant Tracking System (ATS) de perfecte tool biedt om lijnmanagers te ondersteunen bij hun cruciale taken. Maar wat kan een lijnmanager precies doen in EasyToRecruit?

Feedback geven met gemak: met onze tool kunnen recruiters nu eenvoudig feedback vragen aan lijnmanagers over sollicitanten die met hun vacatures zijn verbonden.
Efficiënte communicatie: ons systeem stuurt de lijnmanager een uitnodiging via mail met een directe link naar hun persoonlijke zone in EasyToRecruit. Hier kunnen ze hun waardevolle feedback en opmerkingen delen over de kandidaten. Zo zorgen we voor een naadloze communicatie tussen de recruiter en de lijnmanager.
Volledig overzicht: wanneer je als lijnmanager inlogt in je persoonlijke zone in EasyToRecruit, krijg je direct een volledig overzicht van de jobs waar je toegang tot hebt. Je ziet enkel de vacatures waaraan je bent gekoppeld, de sollicitanten voor die functies, en in welke fase van het sollicitatieproces de kandidaten zich bevinden. Dit geeft je in één oogopslag een duidelijk overzicht.
Toegang tot Essentiële Documenten: daarnaast heb je als lijnmanager ook direct toegang tot de cv’s, motivatiebrieven, uitgebreide rapporten en een feedbackfunctie voor elke kandidaat. Dit betekent dat je snel en gemakkelijk beslissingen kunt nemen over wie er doorgaat naar het volgende stadium van het sollicitatieproces.

En het beste nieuws? De rol van lijnmanager is standaard inbegrepen in het basispakket van EasyToRecruit.

De hiring manager

De hiring manager heeft een meer prominente rol in de tool. Het gaat hier over de leidinggevende die mee het rekruteringsproces gaat vormgeven. Als een waardevolle schakel in het rekruteringsproces krijgt, de hiring manager, een krachtig instrument om zijn/haar talent pool te vormen en toptalenten aan boord te halen. Hiervoor hebben we een speciale module ontwikkeld om de hiring manager te ondersteunen. De hiring manager krijgt dan ook toegang tot een breder scala aan acties en functies om het rekruteringsproces te finetunen en te verbeteren:

Verschillende actiestappen configureren: de hiring manager stelt de gewenste actiestappen in voor elke kandidaat, van sollicitatie tot aanwerving, en bepaalt zelf hoe het rekruteringsproces eruitziet.
Jobstatussen beheren: de hiring manager houdt overzicht over de status van elke vacature en kandidaat, waardoor hij/ zij proactief kan handelen en beslissingen kan nemen.
Zoeken in de kandidaten database: met de Hiring Manager module heeft de hiring manager toegang tot de uitgebreide opgebouwde kandidaten database. Zo kan die snel nieuwe kandidaten vinden voor zijn openstaande vacatures om deze dan vervolgens te linken aan die vacatures.
Direct contact met kandidaten en andere stakeholders: door de mail engine van EasyToRecruit kan de hiring manager rechtstreeks contact opnemen met de sollicitanten en andere stakeholders om zo het rekruteringsproces verder vorm te geven. Hierdoor wordt een vlotte en persoonlijke communicatie onderhouden. Denk bijvoorbeeld aan een mail voor feedback naar een lijnmanager of een mail naar een kandidaat voor een volgende stap in de sollicitatieprocedure.
Vacatures creëren met goedkeuringsopties: als de goedkeuringsmodule is ingeschakeld, kun je snel en eenvoudig vacatures aanmaken en ze voor goedkeuring voorleggen aan de relevante partijen.

Wat de hiring manager echt onderscheid van de lijnmanager, is de nauwe samenwerking met de recruiter waarbij deze, mee zij aan zij, vacatures opzet, de beste actiestappen definieert en uitvoert voor elke kandidaat en zo mee het succes van het rekruteringsproces bepaalt. Als je je leidinggevenden meer verantwoordelijkheid wil geven, is de hiring manager module de juiste keuze voor jou.

De supplier

Werk je als organisatie vaak samen met externe partijen die mee kandidaten verzorgen voor je openstaande vacatures, dan is de rol van supplier onontbeerlijk in jouw ATS. Met deze rol geef je toegang aan interimkantoren of headhunters of een andere derde partij om zelf topkandidaten te kunnen voorstellen in EasyToRecruit. De supplier krijgt toegang tot een persoonlijke zone binnen ons systeem, waar hij/zij alle aan hem/haar toegewezen vacatures kan bekijken en potentiële kandidaten kan voorstellen. EasyToRecruit ontwikkelde hiervoor de supplier module met volgende functionaliteiten:

Gemakkelijk kandidaten voorstellen: de supplier zal gemakkelijk kandidaten kunnen voorstellen in zijn/ haar persoonlijke zone.
Detectie van dubbele kandidaten: deze module helpt je dubbele inspanningen te voorkomen door kandidaten die door verschillende leveranciers worden voorgesteld, automatisch te identificeren. Dit bespaart tijd en verbetert de efficiëntie van je wervingsproces.
Zoeken naar bestaande kandidaten: suppliers kunnen eenvoudig in hun database zoeken naar bestaande kandidaten om ze te koppelen aan relevante vacatures. Dit zorgt voor een snellere en effectievere matching van talent.
Categorieën voor suppliers: recruiters worden in staat gesteld om suppliers te categoriseren op basis van bijvoorbeeld regio, functiecategorie en meer. Hierdoor kun je snel de juiste supplier koppelen aan de juiste vacature, waardoor de kans op succes aanzienlijk toeneemt.
Feedback Mechanisme: Een naadloze communicatie met je suppliers is essentieel voor een succesvolle samenwerking. Met EasyToRecruit kun je feedback geven aan leveranciers over de voorgestelde kandidaten, waardoor je samen kunt blijven groeien en verbeteren.
Automatische Updates: Onze module zorgt ervoor dat leveranciers direct op de hoogte worden gebracht wanneer een vacature is ingevuld of tijdelijk on hold staat, maar ook als er aanpassingen zijn gebeurd aan de vacature. Dit verzekert een gestroomlijnde workflow en transparante communicatie.

De recruiter

De recruiter heeft de meest centrale rol en daarmee uiteraard ook het meest uitgebreide zicht in en de breedste toegang tot EasyToRecruit. Met de uitgebreide toegang die een recruiter heeft, komt ook verantwoordelijkheid om gevoelige informatie te beheren. Door onze ervaring begrijpen we het belang van vertrouwelijkheid en daarom hebben we een feature en een module ontwikkeld om dit te waarborgen.

Met de “confidentiële vacature” feature kan je als recruiter vacatures aanmaken die alleen zichtbaar zijn voor jou en andere teamleden of rollen waarmee je deze wilt delen. Dit betekent dat je volledig controle hebt over wie toegang heeft tot deze specifieke vacatures en dit geldt ook voor de kandidaten die op deze vacatures solliciteren.
Daarnaast ontwikkelden we in EasyToRecruit onze geavanceerde rechten- en rollen module die je in staat stelt om heel gedetailleerd te gaan bepalen wat elke gebruiker of rol binnen je team kan zien en welke acties ze kunnen ondernemen. In de volgende âragraaf ga ik hier dieper op in.

Gedetailleerde permissies en bevoegdheden in EasyTorecruit door de rechten en rollen module

Deze innovatieve module stelt u in staat om elke gebruiker binnen uw organisatie een aangepaste toegang en specifieke bevoegdheden te geven. Op deze manier kan je de beveiliging van het wervingsproces garanderen. Met de rechten en rollenmodule kan je volgende zaken:

Strikte toegangscontrole: bepaal zelf wie toegang heeft tot welke gegevens en functionaliteiten.
Flexibele rollen: wijs specifieke rollen toe aan gebruikers op basis van hun functie en verantwoordelijkheden. Of het nu gaat om recruiters, HR-managers, of teamleiders, op deze manier heeft iedereen de juiste instrumenten ter beschikking.
Verbeterde samenwerking: stroomlijn de communicatie en samenwerking binnen uw rekrutering en laat iedereen bijdragen aan het wervingsproces zonder overbodige complexiteit.

Ontdek nu de voordelen van EasyToRecruit en ervaar de revolutie in uw wervingsproces.

Colette van Damme

Maak kennis met Colette, een bevlogen Account Manager bij HR-technologies. Met een rijke achtergrond in HR heeft ze een uitgebreide reis binnen de rekruteringssector afgelegd. Van haar start als junior recruiter tot het bekleden van sleutelposities als senior recruiter, office manager, en uiteindelijk als verantwoordelijke van een volledige rekruteringsafdeling.

Colette maakte een naadloze overgang van de wereld van HR naar Sales. Ze heeft aan de andere kant van de tafel gezeten, begrijpt als geen ander de behoeften van recruiters en brengt die waardevolle ervaring nu over naar de wereld van HR-technologies. Haar diepgaande inzichten in wat een recruiter zoekt in een tool om het rekruteringsproces efficiënter te maken, maken haar een aanwinst voor de verdere ontwikkeling van de software. Met Colette aan boord kunt u niet alleen rekenen op een toegewijde professional, maar ook op iemand die de taal van HR spreekt.

Because we make it EasyToRecruit!