Snellere werving via de PDF generator en inline viewer

Elke sollicitant wordt verwacht tijdens een sollicitatie meerdere documenten aan te leveren, zoals CV’s, sollicitatieformulieren en motivatiebrieven. Het traditionele proces om elk van deze bijlagen manueel te bekijken is echter zeer tijdrovend, door het individueel downloaden en openen van elk bestand in de juiste toepassing. Maar wat als er een snellere en handigere manier was?

Hier komen de EasyToRecruit PDF-generator en onze inline viewer om de hoek kijken! Met deze innovatieve functies bieden we immers de mogelijkheid om alle bijlagen in 1 stap te converteren naar één handig PDF-bestand, inclusief het volledige rapport van de kandidaat of de vacature. Je opent deze PDF nadien met één simpele klik om hem te bekijken, te downloaden of te delen met collega’s. Laten we eens kijken hoe deze nieuwe functie uw wervingsproces kan transformeren.

PDF wat?

Bij elke kandidaat horen meerdere bijlagen. Denk maar aan een CV, een sollicitatieformulier, een motivatiebrief en andere bijlagen. Wanneer je deze bijlagen wil bekijken, dien je deze telkens op verschillende plekken individueel op te zoeken, te downloaden in je browser en dan met de correcte toepassing (Acrobat, Word,..) te openen.

De PDF generator en inline viewer is daarvoor de oplossing! Met deze feature bieden we de mogelijkheid om één of meerdere bijlagen vanaf een centraal punt te converteren naar PDF formaat en dan samen te voegen in één enkel document. Het volledig rapport van de kandidaat of job kan optioneel meegenomen worden in dit bestand, zodat je alle nodige informatie in één PDF hebt! Deze PDF kan je dan ook downloaden vanuit EasyToRecruit en raadplegen met één eenvoudige klik, of verder delen met collega’s.

Bovendien kan je dit doen voor meerdere kandidaten of zelfs een geheel dossier: op het overzicht van de kandidaten voor een specifiek job kan je meerdere kandidaten selecteren, en dan via “mass actions” knop kiezen voor “bijlagen samenvoegen”. Na je selectie van de gewenste documenten (of gewoonweg alle documenten) zal EasyToRecruit de PDF genereren in jouw huisstijl en aanbieden ter download of via de inline viewer. Dit document kan je dan eventueel doorsturen intern of zelf gebruiken om alle informatie van alle kandidaten te screenen in één document zonder alles te moeten openen afzonderlijk.

Daarnaast kan je de PDF generator bv ook gebruiken om de documenten van jouw aangeworven kandidaat samen te voegen, te downloaden en te bewaren in het digitale personeelsdossier of andere locatie. En zo zijn er tal van mogelijke situaties te bedenken waarbij de PDF generator jouw recruitment leven aangenamer kan maken!

Succesverhaal bij AZ Alma

Reeds heel wat klanten maken intussen gebruik van onze PDF generator in EasyToRecruit, vaak met hun eigen specifieke accenten en manier. Graag delen we even het verhaal van AZ Alma, een zeer tevreden klant van de PDF-generator:

“Wij zijn zeker tevreden over de tool! Wij gebruiken de PDF generator ter voorbereiding van de screening van de kandidaturen en selectiegesprekken en sturen zo ook de gegevens intern door naar de hiring managers of dossierbeheerders voor de opmaak van de contracten. Alles wijst zichzelf uit, het is zeer gebruiksvriendelijk en snel want in een mum van tijd heb je een PDF getrokken en doorgestuurd.”

Sabine De Leyn, medewerker HR bij AZ Alma

AZ Alma werkt nu sinds enkele maanden met de PDF generator. We namen dan ook even de vrijheid om na te vragen waarvoor deze feature exact gebruikt werd, wat ze vinden van het gebruik van deze feature en wat voor hen nu de grootste meerwaarde is.

De PDF generator wordt vooral gebruikt ter voorbereiding van het screeningsproces van de kandidaturen maar ook ter voorbereiding van de selectiegesprekken. Recruiters downloaden hierbij de gewenste gegevens en sturen deze bv. door naar de hiring managers of naar de dossierbeheerders voor het opmaken van de contracten.
De reden waarom men zo tevreden is met deze functionaliteit is omdat de oplossing vooral een grote tijdswinst creëert, de PDF wordt immers zeer snel gegenereerd en je kan dan heel eenvoudig de gegevens doorsturen naar de betrokkenen. Daarnaast kies je ook zelf welke informatie en van welke kandidaat of kandidaten de pdf moet bevatten.
Tenslotte geven de gebruikers bij AZ Alma ook aan dat ze de uitbreiding heel gebruiksvriendelijk vinden, en dat je ze zonder al te veel uitleg (enkel een korte uitleg per mail) in gebruik kan nemen.

Jouw voordelen?

Er zijn heel wat voordelen aan het gebruik van de PDF generator:

Archivering: het opslaan van kandidaatgegevens in één PDF bestand maakt archivering en documentbeheer eenvoudiger, omdat alle relevante informatie op één plek is opgeslagen.
Presentatie: een uniform PDF bestand zal professioneel ogen en helpen bij het maken van indruk op belanghebbenden, zoals leidinggevenden, klanten of externe partners.

Efficiëntie: Door alle informatie van een kandidaat te bundelen in één PDF pakketje, hoef je niet meer door verschillende bestanden en documenten te bladeren. Dit bespaart tijd en maakt het recruitment proces efficiënter.
Sneller toegang tot informatie: de resulterende PDF kan direct vanuit jouw ATS worden gedownload en bekeken met slechts één klik. Dit versnelt het proces van het verkrijgen van essentiële kandidaatinformatie.
Betere samenwerking: door alle informatie van een kandidaat te bundelen in één PDF pakketje, kan je dit gemakkelijk delen met andere leden van het recruitment team of met leidinggevenden. Dit maakt het gemakkelijker om informatie te delen en feedback te krijgen van andere teamleden. Maar kan ook zeker helpen bij de besluitvorming bij het selecteren van kandidaten.

Hoe dan?

Wil je ook meer tijd besparen? Sneller screenen, informatie doorsturen naar andere betrokkenen of archiveren en dus ook sneller werven? Klik dan op onderstaande knop en wij contacteren jou voor de verdere configuratie van de PDF generator.

#WemakeitEasyToRecruit

Evy Melkebeke

Evy Melkebeke is senior project manager bij HR-Technologies, een Gentse provider van de e-recruitment software EasyToRecruit, die als cloudoplossing bedrijven uit alle sectoren optimaal ondersteunt bij rekrutering & selectie en employer branding.