Stop de tijdrovende afsprakenplanning met kandidaten!

Recruiter, we begrijpen dat je tijd kostbaar is. Het rekruteren van toptalent kan al uitdagend genoeg zijn zonder de frustratie van het handmatig puzzelen om afspraken in te plannen met een kandidaat, laat staan met meerdere kandidaten. Afspraken plannen kan een tijdrovend proces zijn. De ene e-mail na de andere versturen, telefoontjes plegen, en dan wachten op antwoorden – het kan dagen en zelfs weken in beslag nemen. Maar met onze nieuwe workflow planner is dat nu verleden tijd!

Zelfs als het aantal kandidaten beperkt is, kan het manueel coördineren van afspraken tijdrovend zijn. De workflow planner helpt om, zelfs met een klein aantal kandidaten, tijd te besparen en jouw inspanningen efficiënter te maken.  Ontdek verder in deze blog hoe je met een paar klikken meerdere tijdslots aan je sollicitanten kan aanbieden, en hoe zij op hun gemak kunnen kiezen voor een moment dat ook voor hen het beste past.

De workflowplanner & EasyToRecruit

Om de workflow planner te gebruiken, ga je eerst per job op basis van je eigen agenda en/of die van je collega’s die het proces meevolgen, de beschikbare momenten instellen.

Rekening houden met pauzes is perfect mogelijk, en zo kan je in de planning ook onbeschikbaarheden zoals bijvoorbeeld een lunchmoment of een teamvergadering makkelijk blokkeren. 

Het instellen van de beschikbare momenten kan trouwens voor elke stap in het rekruteringsproces en dit zowel voor collectieve momenten (waar alle kandidaten op hetzelfde moment worden uitgenodigd, bvb. voor een gemeenschappelijke test of een klassikale oefening) als voor individuele momenten (zoals een persoonlijk gesprek of assessment). 

Voor de beherende recruiter is er vervolgens een extra overzicht per job beschikbaar, en deze  plannerview geeft per actiestap een overzicht van alle beschikbare momenten, met aanduiding van de uitgenodigde kandidaten alsook hun al dan niet bevestiging van aanwezigheid.

Nadat de recruiter de beschikbare momenten heeft vastgelegd, kan men de kandidaten uitnodigen om een moment te kiezen. De uitnodiging vertrekt via een personaliseerbare email, met daarin een beveiligde link via om de beschikbare momenten te bekijken en een keuze te maken.

Kan de kandidaat niet aanwezig zijn? Dan kan deze dit uiteraard ook vermelden en eventuele opmerkingen meegeven. Automatische meldingen via mail en captatie van de keuzes van de kandidaten in de real-time plannerview houden onze recruiters dan ook onmiddellijk op de hoogte van de vooruitgang.

Is op deze manier tijd, energie en stress besparen iets voor jou? Ontdek de vele voordelen!

De bovenstaande manier van werken is niet alleen handiger en meer gebruiksvriendelijk voor recruiter en kandidaat, er zijn nog tal van andere voordelen:

  • Door de tijdslotplanning te gebruiken in jouw recruitmentproces kan je veel efficiënter werken. Geen overbodige telefoontjes, voicemails, terugbelreminders of eindeloze e-mails meer om afspraken te plannen! Je bespaart kostbare tijd en middelen.
  • Er zijn minder planningsconflicten, want de overzichten zijn voor iedereen beschikbaar, en recruiters moeten minder onderling afstemmen, wat meer tijd geeft voor belangrijkere inhoudelijke wervingsactiviteiten.
  • Je hebt minder no-shows! Doordat kandidaten zelf hun tijdslots kiezen en bevestigen, is de kans op no-shows aanzienlijk kleiner. Dit bespaart tijd en verloren boekingen en voorkomt frustraties.
  • Recruiters krijgen via de plannerview in EasyToRecruit een duidelijk overzicht van alle geplande afspraken en kunnen dit zelfs indien gewenst gebruiken als aanwezigheidslijst om gewoonweg om te volgen wie op welk uur die dag op gesprek komt. Dit verbetert de organisatie en helpt bij het beheren van meerdere kandidaten en interviews of andere stappen.
  • Via de plannerview kan je real-time de status volgen van alle kandidaten die werden uitgenodigd per actiestap en zie je in welke fase deze uitnodiging vervolgens zit. De plannerview is dus ook jouw afspraken-dashboard.
  • Alle uitnodigingen en communicatie wordt goed en veilig gelogd, er gaat dus geen belangrijke informatie verloren in eindeloze e-mailthreads in ontkoppelde mailboxen.
  • Ook naar de lijn- en hiring manager profiteren mee! Je kan eenvoudig op voorhand met hen de tijdsloten afstemmen en nadien kandidaten uitnodigen voor die momenten. Dit maakt het plannen van afspraken met alle betrokken partijen aangenamer.
  • En tenslotte hoeven we eigenlijk niet te vermelden dat deze workflow planner ook een kostenbesparing betekent. De verhoogde efficiëntie die voortkomt uit deze feature maakt dat de recruiters minder tijd moeten besteden aan het plannen van afspraken en dus meer tijd hebben voor andere nuttige zaken.

Kortom, onze workflow planner is een waardevol hulpmiddel voor de recruiters en een aangename ervaring voor jouw kandidaten! Hij optimaliseert het hele proces van het uitnodigen van kandidaten en de planning van afspraken.

Niet alleen voor de recruiters maar ook voor jullie kandidaten!

Het is duidelijk dat de workflow planner duidelijke voordelen biedt in termen van tijdsbesparing en efficiëntie maar één van de grote voordelen van deze feature is ook dat de ervaring voor de kandidaten zal verbeteren. Sollicitanten hebben vaak drukke agenda’s of reeds een drukke job en waarderen het enorm als ze zelf de vrijheid hebben om hun tijdslot te kiezen voor een afspraak, zonder conflicten. 

Geen lastige communicatie meer of het gevoel van beperking in  keuze, meer ook in eigen beheer van de kandidaat, flexibiliteit, minder stress, tijd- én energiebesparing maar vooral een positieve kandidaatervaring als gevolg. Toch wel één van de eerste stappen om hen voor je organisatie te winnen, niet?

Zowel kandidaten als jullie, recruiters, besparen tijd en energie doordat men snel en eenvoudig een afspraak kan plannen zonder onnodige communicatie en afstemming. Wat wil je nu nog meer?

Deskundige ondersteuning en training

De introductie van deze nieuwe feature als centrale workflow planner in je rekruteringsproces moet met de nodige aandacht gebeuren, en dit kan vragen oproepen. Geen zorgen; wij bieden je de nodige ondersteuning om de configuratie optimaal te doen, zodat  je de voordelen van de workflow planner ten volle kan benutten!

Bij de opstart zal daarom jouw Account Manager en expert van EasyToRecruit jou en jouw team begeleiden om deze feature optimaal te configureren. We werken samen enkele cases uit en gaan aan de hand van voorbeelden stap per stap door de instellingen.  We zorgen ook voor een opleiding voor optimaal gebruik, en het materiaal dat hierbij gebruikt wordt, ontvang je als referentie voor later. Zoals steeds mag je nadien uiteraard ook onze op maat ondersteuning verwachten en zijn we er steeds om vragen te beantwoorden, problemen op te lossen en je te helpen met eventuele uitdagingen.

Klaar om de efficiëntie en effectiviteit van de workflow planner te benutten?

Neem contact met ons op en ontdek hoe de workflow planner, samen met onze ondersteuning en training, jouw rekruteringsproces kan verbeteren. 

We kijken ernaar uit om samen met jou en jouw team te groeien!

#WemakeitEasyToRecruit

Evy Melkebeke

Evy Melkebeke

Evy Melkebeke is senior project manager bij HR-Technologies, een Gentse provider van de e-recruitment software EasyToRecruit, die als cloudoplossing bedrijven uit alle sectoren optimaal ondersteunt bij rekrutering & selectie en employer branding.

Add Your Heading Text Here