Recruitment is geen kwestie van geluk, maar van data. Door de juiste cijfers te meten, krijg je inzicht in hoe efficiënt je wervingsproces is en waar je kunt optimaliseren. Als je een Applicant Tracking System (ATS) gebruikt, haal je daar heel wat nuttige data uit. Maar welke metrics zijn écht belangrijk? In deze blog beschrijven we 10 recruitment metrics die je helpen om de prestaties van je team te verbeteren en bottlenecks in het proces te identificeren.
Dit is de tijd (in dagen) tussen het moment dat een kandidaat solliciteert en het moment dat hij/zij een aanbod accepteert. Een korte Time-to-Hire betekent dat je proces efficiënt is en dat je niet onnodig goede kandidaten verliest aan concurrenten. Het betekent ook dat je naar je kandidaten responsief bent in je communicatie en antwoorden, wat belangrijk is voor het beeld dat je ophangt als werkgever. En het is een teken van een efficiënt rekruteringsproces, want de info stroomt binnen je organisatie vlot heen en weer.
👉 Waarom belangrijk? Kandidaten verwachten snelheid. Een trage procedure kan ervoor zorgen dat topkandidaten afhaken, of kan een teken zijn dat je intern proces gestroomlijnd moet worden.
Welke kanalen leveren de beste kandidaten? LinkedIn, jobboards, referrals of je eigen jobsite? Deze metric helpt je om gericht te investeren in de juiste bronnen. Zorg ervoor dat je al die kanalen vanuit 1 cockpit kan bedienen, incl. het doorposten van updates, en zorg ervoor dat je ATS geïntegreerd kan tracken wie van waar kwam. Zicht hierop zal helpen je postingbudget maximaal in te zetten. Kijk hiervoor eventueel naar een gespecialiseerde partner als Brockmeyer, of betrek je webbouwer hierbij voor optimale tracking.
👉 Waarom belangrijk? Bespaart kosten door te focussen op de meest effectieve wervingskanalen en maximaliseert de return van je postingbudgetten.
Wat vinden kandidaten van je wervingsproces? Hoe hebben ze het verloop ervaren? Dit meet je door feedbackvragen te stellen na elke sollicitatie, in een soort van een Net Promoter Score (NPS). Hou er wel rekening mee dat afgewezen kandidaten anders zullen reageren dan diegenen die misschien net een positief antwoord gekregen hebben. Onze tip: je zou ook zonder nood aan extra tools periodiek nieuwe kandidaten kunnen exporteren en hen aanschrijven via een soort van email marketing. Zorg er in elk geval voor dat jouw ATS die lijsten kan leveren.
👉 Waarom belangrijk? Een slechte kandidaatervaring schaadt je employer brand en kan ervoor zorgen dat goede kandidaten afhaken.
Hoeveel vacatures beheert een recruiter gemiddeld? Zijn die evenredig verdeeld? Hoeveel acties als CV Screenings en Interviews voert elke recruiter uit? Is de workload onderling haalbaar? Zorg dat je hier zicht op hebt en bewaak een goede verdeling. Daardoor helpen deze metrics je om realistische verwachtingen te stellen en overbelasting te voorkomen binnen je team.
👉 Waarom belangrijk? Overwerkte recruiters presteren minder goed en kunnen kandidaten mislopen.
Hoeveel kandidaten solliciteren per openstaande vacature? Dit geeft inzicht in hoe aantrekkelijk de vacature is en hoe effectief je wervingskanalen zijn. Loop zeker even de details na: heb je misschien een betere of nieuwe postingtekst gebruik of een heel geschikt kanaal voor de posting gekozen? Is het een vacature die vaak gedeeld werd? Doe dit zeker ook bij vacatures die net ver onder het gemiddelde liggen en stuur indien nodig ook bij.
👉 Waarom belangrijk? Te weinig sollicitaties? Misschien moet je je vacaturetekst of wervingsstrategie aanpassen. Overweeg eventueel AI te gebruiken voor het herschrijven van teksten of om er aantrekkelijke social media teasers voor te genereren.
Hoeveel kandidaten moet je gemiddeld interviewen voordat je iemand aanneemt? Dit cijfer geeft inzicht in de efficiëntie van je selectieproces en de kwaliteit van de kandidaten die je uitnodigt voor een gesprek. Een gezonde Interview-to-Hire Ratio hangt af van je sector en het type functie. Voor veel bedrijven ligt dit tussen de 3:1 en 5:1, wat betekent dat er gemiddeld drie tot vijf interviews nodig zijn voordat een kandidaat wordt aangenomen.
👉 Waarom belangrijk? Als je veel kandidaten interviewt zonder iemand aan te nemen, kan dit wijzen op een mismatch tussen profiel en vacature.
Hoe snel geven hiring managers feedback op kandidaten? Trage feedback zorgt voor vertraging en vergroot de kans dat een kandidaat afhaakt. De trage feedback kan duiden op een inefficiëntie in je proces, waarbij je Hiring Managers misschien niet de tijd of juiste toegang krijgen tot de gegevens waarop ze feedback moeten geven. Zorg ervoor dat je hen al vroeg in je ATS mee in het proces betrekt, en dat zij met 1 klik op een knop snel alle gegevens in handen krijgen en feedback kunnen geven.
👉 Waarom belangrijk? Een snelle hiring manager versnelt het proces en verhoogt de kans op een succesvolle hire.
De Drop-off Rate geeft aan hoeveel kandidaten afhaken tijdens het recruitmentproces voordat ze een aanbod krijgen. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals een te lang of complex sollicitatieproces, slechte communicatie, trage feedback van hiring managers of een negatieve kandidaatervaring. Een hoge Drop-off Rate kan betekenen dat je waardevolle kandidaten verliest voordat ze überhaupt de kans krijgen om aangenomen te worden. Door deze metric te analyseren, kun je knelpunten identificeren en je proces optimaliseren. Zorg er dus voor dat jouw ATS een periodiek rapport kan leveren van kandidaten die oorspronkelijk veelbelovend waren, maar die toch afhaakten.
👉 Waarom belangrijk? Hoge drop-off? Misschien moet je je proces stroomlijnen of de kandidaten beter begeleiden.
Hoeveel tijd besteedt een recruiter aan de beoordeling van een cv en motivatiebrief? Hoe toegankelijk zijn de documenten en de informatie die erin vervat zit? Zorg er alleszins voor dat je aan de kandidaat een breed scala van documenttypes kan aanbieden, maar dat ze voor jou en jouw collega’s makkelijk raadpleegbaar en bundelbaar zijn in een universeel formaat als bvb. PDF, dat je bovendien door AI kan laten inspecteren om alle informatie te extracten via CV parsing.
👉 Waarom belangrijk? Een lange screeningtijd kan wijzen op inefficiëntie. Tools zoals AI-powered resume screening kunnen hier helpen.
De Tijd in de Pipeline per Fase geeft aan hoe lang een kandidaat gemiddeld in elke fase van het recruitmentproces blijft hangen—van sollicitatie en screening tot interviews, aanbod en indiensttreding. Dit helpt bij het identificeren van bottlenecks. Bijvoorbeeld, als kandidaten lang in de interviewfase blijven zonder voortgang, kan dit betekenen dat hiring managers te traag feedback geven. Als de screeningfase te lang duurt, kan dit wijzen op een inefficiënte cv-beoordeling. Door deze cijfers te analyseren en het proces te stroomlijnen, kun je het recruitment sneller en effectiever maken en de kans vergroten dat topkandidaten aan boord blijven. Zorg hierbij ook voor een visuele presentatie om snel te kunnen ingrijpen waar nodig!
👉 Waarom belangrijk? Dit helpt om bottlenecks te identificeren en het proces te versnellen.
Recruitment zonder data is gokken. Door de bovenstaande metrics bij te houden in je ATS, kun je knelpunten aanpakken, je hiring team efficiënter maken en een betere kandidaatervaring bieden.
PRO TIP: natuurlijk is het ideaal een gecentraliseerd Business Intelligence dashboard te hebben waarin alle bedrijfsdata samenkomen, maar dit is niet altijd beschikbaar en vaak zwaar om op te zetten. Veel klanten wijken daarom bvb. uit naar reeds beschikbare tools zoals Excel, waar je met een klein beetje moeite en met bvb. draaitabellen en grafieken je eigen metrics kan overnemen en visualiseren. Link de rapporten aan enkele tabbladen met data die rechtstreeks uit je ATS komen, en ververs die periodiek zodat je intern kan rapporteren!
Hendrik De Backer is CEO van HR-Technologies, een Gentse provider van de e-recruitment software EasyToRecruit, die als cloudoplossing bedrijven uit alle sectoren optimaal ondersteunt bij rekrutering & selectie en employer branding.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze nieuwtjes.